Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gilt zwischen der oneAI GmbH, Eisenbahnstraße 50, 72072 Tübingen, Deutschland (nachfolgend „Auftragsverarbeiter") und dem jeweiligen Kunden, der die Nutzungsbedingungen (EULA) und Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der oneAI GmbH akzeptiert (nachfolgend „Auftraggeber"). Auftraggeber und Auftragsverarbeiter werden nachfolgend einzeln auch „Partei" und gemeinsam „Parteien" genannt. Diese Vereinbarung wird automatisch und ohne gesonderte Unterzeichnung Bestandteil des Vertragsverhältnisses zwischen der oneAI GmbH und jedem Kunden mit Annahme der Nutzungsbedingungen.

Präambel

Zur Konkretisierung der Rechte und Pflichten, die sich aus dem Auftragsverarbeitungsverhältnis im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben des Art. 28 DSGVO ergeben, schließen die Parteien die nachfolgende Vereinbarung. Diese Vereinbarung ergänzt die zwischen den Parteien bestehenden Nutzungsbedingungen (EULA) und Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der oneAI GmbH, die gemeinsam die vertragliche Grundlage für die Nutzung der oneAI SaaS-Plattform bilden (nachfolgend gemeinsam „Hauptvertrag").

1 Gegenstand und Dauer des Auftrags

1.1 Gegenstand des Auftrags

Gegenstand des Auftrags ist die Durchführung folgender Aufgaben:

Der Auftragsverarbeiter erbringt für den Auftraggeber die Bereitstellung und den Betrieb der OneAI SaaS-Plattform (hub.oneai.eu) auf Grundlage des Hauptvertrags. Dies umfasst insbesondere die KI-gestützte Text- und Chatverarbeitung, die RAG-basierte Dokumentensuche, die Verwaltung von Spaces und hochgeladenen Inhalten sowie das Audit-Logging. Hinsichtlich der einzelnen Leistungen wird auf die Leistungsbeschreibung des Hauptvertrages verwiesen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach Maßgabe des vom Auftraggeber gewählten Modellbetriebs:

• Standardmodelle (self-hosted) sowie Private Models – Verarbeitung ausschließlich innerhalb der Infrastruktur des Auftragsverarbeiters bzw. des Auftraggebers;
• „EU-Modelle“ (EU-Flagge-Modelle) – Verarbeitung über Google Vertex AI Model Garden in der EU-Region;
• Public Models – vom Auftraggeber aktiv auszuwählende externe Modellanbieter; insoweit gelten zusätzlich die in Anlage 1 ausgewiesenen Garantien.

Auf ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers oder sofern dies im Hauptvertrag bzw. im jeweiligen Einzelauftrag ausdrücklich vereinbart ist, insbesondere wenn die Installation nicht durch einen vom Auftraggeber beauftragten Implementierungspartner erfolgt, erbringt der Auftragsverarbeiter zusätzlich folgende optionale Leistung: Der Auftraggeber stellt dem Auftragsverarbeiter eine betriebsbereite, isolierte virtuelle Maschine (Linux-VM) innerhalb seines eigenen Netzwerks zur Verfügung. Der Auftragsverarbeiter verbindet sich mit dieser VM ausschließlich zum Zweck der Installation und Konfiguration eines Relay-Docker-Containers, der die Anbindung lokaler SMB-Freigaben des Auftraggebers an die oneAI Cloud Plattform ermöglicht. Der Auftragsverarbeiter erstellt oder betreibt die virtuelle Maschine selbst nicht; Bereitstellung, Betrieb und Absicherung der VM obliegen dem Auftraggeber. Der Auftragsverarbeiter hat im Rahmen dieser Tätigkeit keinen Zugriff auf die SMB-Freigabe selbst, da die hierfür erforderlichen Zugangsdaten dem Auftragsverarbeiter nicht vorliegen; der Zugriff beschränkt sich auf die Netzwerkebene der bereitgestellten VM zum Zweck der Container-Installation und -Konfiguration. Ein Drittlandtransfer ist hiermit nicht verbunden. Nach erfolgreicher Installation und Konfiguration wird der dem Auftragsverarbeiter eingeräumte Zugriff auf die virtuelle Maschine beendet; ein erneuter Zugriff (z. B. für Updates oder Wartungsarbeiten) erfolgt nur nach erneuter Freigabe durch den Auftraggeber.

1.2 Dauer des Auftrags

Die Dauer dieses Auftrags entspricht der Laufzeit des zugrunde liegenden Hauptvertrages. Der Auftraggeber kann diese Vereinbarung jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn der Auftragsverarbeiter einen schwerwiegenden Verstoß gegen diese Vereinbarung oder die anwendbaren Datenschutzvorschriften begeht, eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführt, die Erteilung erforderlicher Auskünfte verweigert oder dem Auftraggeber im Rahmen von Kontrollen den Zutritt bzw. Zugang verweigert. Nach Beendigung darf der Auftragsverarbeiter keine personenbezogenen Daten des Auftraggebers mehr verarbeiten.

1.3 Vergütung

Sämtliche Leistungen des Auftragsverarbeiters im Zusammenhang mit der Erfüllung seiner Pflichten aus dieser Vereinbarung sind mit der Vergütung aus dem zugrunde liegenden Hauptvertrag abgegolten.

2 Angaben zum Inhalt des Auftrags

2.1 Art, Zweck und Zulässigkeit der Verarbeitung

Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter ergeben sich aus dem Hauptvertrag und der zugehörigen Leistungsbeschreibung. Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Verarbeitung ist allein der Verantwortliche verantwortlich.

2.2 Kategorien personenbezogener Daten

Gegenstand der Verarbeitung sind sämtliche personenbezogenen Daten, die der Auftraggeber bzw. die von ihm autorisierten Nutzer im Rahmen der Nutzung der Plattform eingeben, hochladen oder anderweitig verarbeiten lassen. Dies kann je nach Nutzung insbesondere umfassen: Namens- und Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Dokumenteninhalte, Daten zum IT-Zugriff und Berechtigungsmanagement, Metadaten der IT-Nutzung sowie sonstige vom Auftraggeber oder seinen Nutzern eingegebene Inhalte. Die Bestimmung der tatsächlich verarbeiteten Datenkategorien obliegt allein dem Auftraggeber als Verantwortlichem im Rahmen seiner eigenen Nutzungsentscheidungen. Hinweis: Bei Nutzung von Public Models ist der Auftraggeber verpflichtet, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten) ohne angemessene Rechtsgrundlage in Prompts zu übermitteln (vgl. Hauptvertrag/Nutzungsbedingungen). Stellt der Auftraggeber dem Auftragsverarbeiter im Rahmen bestimmter Konnektoren (z. B. SMB-Netzwerkfreigaben) Zugangsdaten zu eigenen Drittsystemen bereit, gelten hierfür ergänzend die besonderen Regelungen in Anlage 2 Ziff. 1.6.

2.3 Kategorien betroffener Personen

Der Kreis der betroffenen Personen bestimmt sich nach der eigenen Nutzung der Plattform durch den Auftraggeber und kann insbesondere umfassen: Beschäftigte des Auftraggebers, Kunden und Geschäftspartner des Auftraggebers, Bewerber sowie sonstige natürliche Personen, deren personenbezogene Daten der Auftraggeber oder die von ihm autorisierten Nutzer im Rahmen der Nutzung der Plattform eingeben. Die Bestimmung der tatsächlich betroffenen Personenkategorien obliegt allein dem Auftraggeber als Verantwortlichem.

3 Technische und organisatorische Maßnahmen

3.1 Der Auftragsverarbeiter trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der personenbezogenen Daten, wie sie Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 32 Abs. 1 DSGVO verlangt, um die Sicherheit der auftragsgemäßen Verarbeitung zu gewährleisten. Hierzu stellt der Auftragsverarbeiter sicher:

• die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer;
• die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen.

3.2 Die Parteien vereinbaren für diese Vereinbarung die in Anlage 2 („Technische und organisatorische Maßnahmen“) im Einzelnen festgelegten Maßnahmen. Diese gelten für den gesamten Betrieb der OneAI-Plattform; soweit Teile der Infrastruktur durch einen Unterauftragsverarbeiter (siehe Anlage 1) bereitgestellt werden, sind dessen Maßnahmen in das beschriebene Schutzniveau einbezogen.

3.3 Die Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Dem Auftragsverarbeiter ist es gestattet, alternative adäquate Maßnahmen nach dem jeweiligen Stand der Technik umzusetzen, sofern das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren und dem Verantwortlichen in Textform mitzuteilen.

4 Drittlandtransfer

4.1 Bei Nutzung selbst gehosteter Standardmodelle, von „EU-Modellen“ (EU-Flagge-Modelle) (Google Vertex AI Model Garden, EU-Region) sowie von Private Models erfolgt die Verarbeitung ausschließlich innerhalb der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum; ein Drittlandtransfer findet insoweit nicht statt.

4.2 Eine Übermittlung in ein Drittland ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:

• Es liegt für das betreffende Land ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO vor;
• der Auftragsverarbeiter bietet geeignete Garantien nach Art. 46 oder 47 DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914);
• die Übermittlung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Zusammenhang mit konkreten behördlichen, gerichtlichen oder aufsichtsrechtlichen Verfahren erforderlich; oder
• die Übermittlung ist zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen oder einer anderen natürlichen Person erforderlich.

4.3 Eine Übermittlung an ein außerhalb der EU/des EWR ansässiges Public Model (z. B. OpenAI, USA) erfolgt ausschließlich infolge der bewussten Auswahl eines nicht als „EU“ (EU-Flagge) gekennzeichneten Public Models durch den Auftraggeber bzw. dessen Nutzer. Standardmodelle (self-hosted), „EU“ (EU-Flagge)-Modelle und Private Models lösen keinen Drittlandtransfer aus. Mit der Auswahl eines solchen Public Models erteilt der Auftraggeber dem Auftragsverarbeiter die dokumentierte Weisung gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. a DSGVO, die betreffenden Daten an den gewählten Anbieter zu übermitteln; über das Ob und Wohin der Übermittlung entscheidet damit allein der Auftraggeber als Verantwortlicher. Unterbleibt eine solche Auswahl, findet kein Drittlandtransfer statt. Der Auftraggeber kann zudem über die Administrationsfunktionen der Plattform technisch steuern, welche Modelle seinen Nutzern zur Verfügung stehen, und insbesondere nicht als „EU“ (EU-Flagge) gekennzeichnete Public Models sowie Private Models organisationsweit deaktivieren (technisch ausschließen). Macht der Auftraggeber hiervon Gebrauch, ist ein Drittlandtransfer über die Modellwahl technisch ausgeschlossen.

4.4 Der mit einer solchen Auswahl verbundene Transfer erfolgt auf Grundlage der in Anlage 1 ausgewiesenen Garantien (EU-Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 i. V. m. den jeweiligen Data Processing Addenda der Anbieter). Jede Übermittlung hat allen vertraglichen Verpflichtungen dieser Vereinbarung, insbesondere der Zweckbindung, zu entsprechen. Die Beurteilung der Zulässigkeit der Übermittlung im konkreten Einzelfall – insbesondere im Hinblick auf die jeweils eingegebenen Inhalte – obliegt dem Auftraggeber als Verantwortlichem, gegebenenfalls im Rahmen seiner Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO).

5 Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten

5.1 Der Auftragsverarbeiter darf die im Auftrag verarbeiteten Daten nur nach Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. a DSGVO).

5.2 Wendet sich eine betroffene Person mit dem Begehren auf unverzügliche Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten unmittelbar an den Auftragsverarbeiter, so leitet dieser das Begehren unverzüglich an den Auftraggeber weiter.

5.3 Soweit vom Leistungsumfang umfasst, hat der Auftragsverarbeiter nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers die Rechte auf Löschung, auf Vergessenwerden, auf Berichtigung, auf Datenübertragbarkeit und auf Auskunft unverzüglich sicherzustellen.

6 Kontrollen und andere Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter hat zusätzlich zu den Pflichten aus dieser Vereinbarung die gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO einzuhalten; insbesondere:

a) Für Fragen zum Datenschutz ist der Auftragsverarbeiter erreichbar unter: privacy@oneai.eu. Sofern und sobald der Auftragsverarbeiter gesetzlich zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist, wird dies dem Auftraggeber unverzüglich in Textform mitgeteilt.

b) Der Auftragsverarbeiter und jede ihm unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten des Auftraggebers hat, dürfen diese Daten ausschließlich nach Weisung des Auftraggebers gemäß Ziffer 10 dieser Vereinbarung verarbeiten, es sei denn, sie sind nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. a, Art. 29 DSGVO).

c) Der Auftragsverarbeiter setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet und mit den einschlägigen Datenschutzvorschriften vertraut gemacht wurden (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b DSGVO). Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung dieser Vereinbarung und/oder des Hauptvertrages fort.

d) Der Auftragsverarbeiter wirkt bei der Erfüllung der Aufgaben der Aufsichtsbehörde mit.

e) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen.

f) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Auftraggeber nach besten Kräften bei aufsichtsbehördlichen Kontrollen, Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, Schadenersatzansprüchen betroffener Personen oder Dritter sowie sonstigen Ansprüchen im Zusammenhang mit der Verarbeitung.

g) Der Auftragsverarbeiter kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich dem geltenden Datenschutzrecht entspricht und die Rechte der betroffenen Personen gewahrt werden.

h) Der Auftragsverarbeiter weist dem Auftraggeber im Rahmen der Kontrollrechte gemäß Ziffer 8 die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach.

7 Unterauftragsverhältnisse

7.1 Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Vereinbarung sind solche Leistungen, die unmittelbar mit der Erbringung der Hauptleistung in Zusammenhang stehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragsverarbeiter z. B. als Telekommunikations-, Post-/Transport- oder Entsorgungsdienstleistung in Anspruch nimmt. Der Auftragsverarbeiter ist jedoch verpflichtet, auch bei solchen Nebenleistungen den Datenschutz und die Datensicherheit der Daten des Auftraggebers durch angemessene und rechtskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu gewährleisten.

7.2 Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die in Anlage 1 genannten Unterauftragsverarbeiter zur Verarbeitung personenbezogener Daten des Auftraggebers einzusetzen. Die Hinzuziehung weiterer oder anderer Unterauftragsverarbeiter wird dem Auftraggeber in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Auftraggeber nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Mitteilung in Textform, gilt die Änderung als genehmigt. Ein Widerspruch ist nur wirksam und beachtlich, wenn der Auftraggeber innerhalb dieser Frist in Textform objektiv und nachvollziehbar darlegt, dass und aus welchen konkreten Gründen der Einsatz des neuen oder geänderten Unterauftragsverarbeiters das nach dieser Vereinbarung, der DSGVO oder der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) geschuldete Schutz- bzw. Sicherheitsniveau herabsetzt oder gegen zwingende Vorgaben dieser Vorschriften verstößt. Nicht substanziierte Widersprüche sowie Widersprüche, die sich ausschließlich auf wirtschaftliche, wettbewerbliche, strategische oder sonstige nicht datenschutz- oder sicherheitsrechtlich begründete Erwägungen stützen, sind unwirksam. Kommt bei einem wirksamen Widerspruch innerhalb einer weiteren Frist von 14 Tagen keine einvernehmliche Lösung zustande, steht dem Auftraggeber ein außerordentliches Kündigungsrecht hinsichtlich des von der Unterbeauftragung betroffenen Leistungsteils zu.

7.3 Erbringt der Auftragsverarbeiter die vereinbarte Leistung unter Einbindung von Unterauftragsverarbeitern außerhalb der EU/des EWR, so stellt er sicher, dass die datenschutzrechtliche Zulässigkeit – insbesondere durch Garantien nach Ziffer 4 – gewährleistet ist. Der Unterauftragsverarbeiter ist denselben Datenschutzpflichten zu unterwerfen, die in dieser Vereinbarung festgelegt sind, mit hinreichenden Garantien geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (Art. 28 Abs. 4 S. 1 DSGVO).

8 Kontrollrechte des Auftraggebers

8.1 Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragsverarbeiter Überprüfungen durchzuführen oder durch einen zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, in der Regel einmal jährlich oder bei konkretem Anlass, von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. h DSGVO).

8.2 Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten überzeugen kann. Er ist verpflichtet, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. h DSGVO).

8.3 Der Nachweis solcher Maßnahmen kann durch aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Datenschutzauditor, Qualitätsauditor), eine geeignete Zertifizierung (z. B. IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit) oder durch andere geeignete Maßnahmen erbracht werden.

9 Unterstützung des Auftraggebers, Mitteilung bei Verstößen des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Art. 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, zu Meldepflichten bei Datenpannen, zu Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen. Hierzu gehört insbesondere:

a) die Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere möglicher Rechtsverletzungen berücksichtigen und eine sofortige Feststellung relevanter Verletzungsvorfälle ermöglichen;

b) die Verpflichtung, dem Auftraggeber Verstöße des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich zu dokumentieren und mitzuteilen (Art. 33 Abs. 2 DSGVO) sowie in Abstimmung mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen zu treffen;

c) die Unterstützung des Auftraggebers (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. e DSGVO) im Rahmen seiner Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde bzw. der betroffenen Person;

d) die Unterstützung des Auftraggebers bei dessen Informationspflicht gegenüber der betroffenen Person und die Bereitstellung sämtlicher relevanter Informationen auf Anforderung.

10 Weisungsbefugnisse des Auftraggebers, weisungsgebundene Verarbeitung

10.1 Der Auftraggeber hat ein umfassendes Weisungsrecht gegenüber dem Auftragsverarbeiter hinsichtlich Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung.

10.2 Die Daten dürfen ausschließlich im Rahmen dieser Vereinbarung und nach den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden. Dem Auftragsverarbeiter ist es untersagt, die Daten zu anderen Zwecken zu verwenden oder ohne Kenntnis des Auftraggebers an Dritte weiterzugeben. Kopien oder Abschriften werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt; ausgenommen sind Sicherungskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Verarbeitung erforderlich sind.

10.3 Weisungen des Auftraggebers sind vom Auftragsverarbeiter zu dokumentieren. Mündlich erteilte Weisungen sind unverzüglich in Text- oder Schriftform zu bestätigen.

10.4 Änderungen des Verarbeitungsgegenstands und Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Eine Weitergabe verarbeiteter personenbezogener Daten an Dritte oder die betroffene Person erfolgt nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers in Textform.

10.5 Ist der Auftragsverarbeiter der Auffassung, dass eine Weisung gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, so hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird (Art. 28 Abs. 3 S. 3 DSGVO).

10.6 Kein Training auf Kundendaten. Der Auftragsverarbeiter verwendet die personenbezogenen Daten des Auftraggebers niemals zum Training eigener oder fremder KI-Modelle. Bei selbst gehosteten Standardmodellen ist dies technisch durchgesetzt; bei Public Models ist dies vertraglich über die jeweiligen Data Processing Addenda der Anbieter (No-Training-Klauseln, bei Mistral zusätzlich durch aktivierten Trainings-Opt-out) abgesichert.

11 Haftung

11.1 Die Haftung der Parteien richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere nach Art. 82 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter haftet für einen durch die Verarbeitung verursachten Schaden nur dann, wenn er seinen speziell den Auftragsverarbeitern auferlegten Pflichten aus der DSGVO oder dieser Vereinbarung nicht nachgekommen ist oder unter Nichtbeachtung der rechtmäßig erteilten Weisungen des Auftraggebers bzw. gegen diese gehandelt hat (Art. 82 Abs. 2 S. 2 DSGVO).

11.2 Im Innenverhältnis tragen die Parteien den Schaden nach dem Maß ihres jeweiligen Verantwortungs- und Verschuldensbeitrags (Art. 82 Abs. 5 DSGVO). Soweit der Auftraggeber als Verantwortlicher Weisungen erteilt, Inhalte in die Plattform eingibt oder Modelle bzw. Public-Modell-Anbieter auswählt, trägt er die hieraus resultierende datenschutzrechtliche Verantwortung.

11.3 Eine Partei ist von der Haftung befreit, wenn sie nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden eingetreten ist, verantwortlich ist (Art. 82 Abs. 3 DSGVO).

11.4 Etwaige Haftungsbeschränkungen und -höchstgrenzen des Hauptvertrages gelten auch für Ansprüche aus oder im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Sie gelten nicht bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie für unmittelbare gesetzliche Ansprüche betroffener Personen und Sanktionen nach Art. 83 DSGVO.

12 Löschung von Daten und Rückgabe von Datenträgern

12.1 Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Ausgenommen sind erforderliche Sicherungskopien zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung sowie Daten, die zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

12.2 Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder auf Anforderung des Auftraggebers – spätestens mit Beendigung des Hauptvertrages – hat der Auftragsverarbeiter sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen sowie erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers zurückzugeben oder zu löschen (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. g DSGVO). Dies gilt auch für Testdaten und verworfenes Material. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

12.3 Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragsverarbeiter entsprechend den jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

13 Sonstiges, Anpassung dieser Vereinbarung

13.1 Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung ist durch diejenige wirksame und durchführbare Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Regelungslücken.

13.2 Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ist – soweit gesetzlich zulässig – Tübingen.

13.3 Änderungen dieser Vereinbarung werden dem Auftraggeber per E-Mail oder über die Plattform mit einer Frist von mindestens sechs (6) Wochen vor dem vorgesehenen Inkrafttreten angekündigt. Die Zustimmung des Auftraggebers gilt als erteilt, wenn er der Änderung nicht vor dem vorgesehenen Zeitpunkt schriftlich widerspricht; auf diese Rechtsfolge wird der Auftraggeber in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen. Eine wesentliche Änderung des Vertragsgegenstands (Hauptleistungspflichten) im Wege einseitiger Anpassung ist ausgeschlossen. Unberührt bleibt die Verpflichtung der Parteien, diese Vereinbarung anzupassen, soweit dies aufgrund einer Änderung der anwendbaren Datenschutzgesetze oder verbindlicher Vorgaben der Europäischen Kommission oder der zuständigen Aufsichtsbehörden erforderlich wird. Für die Hinzuziehung oder den Austausch von Unterauftragsverarbeitern gilt ausschließlich die Regelung in Ziffer 7.2; die vorstehenden Absätze dieser Ziffer 13.3 finden hierauf keine Anwendung.

Anlage 1 – Liste der Unterauftragsverarbeiter

Liste der vom Auftragsverarbeiter mit Zustimmung des Auftraggebers eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (mit verifizierten Geschäftsanschriften). Die Liste ist nachstehend aufgeführt; Änderungen werden gemäß Ziffer 7.2 mitgeteilt.

Hinweis: Anbieter und Datentransfers, die nicht zur Erbringung der Kernleistung gegenüber dem Auftraggeber eingesetzt werden – insbesondere Zahlungs- und E-Mail-Dienstleister sowie vom Auftraggeber selbst angebundene Connector-Zielsysteme (z. B. Microsoft, Google, GitHub, ClickUp, weclapp) – sind nicht Gegenstand dieses Auftrags. Connector-Zielsysteme liegen im Verantwortungsbereich des Auftraggebers und werden ausschließlich auf dessen Veranlassung und auf Basis seiner eigenen Vertragsbeziehungen angebunden.

Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen

Nachfolgend die von der oneAI GmbH umgesetzten und gewährleisteten technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Die OneAI-Plattform wird auf Servern im ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben, ergänzt durch eine zusätzliche, ebenfalls ISO-27001-zertifizierte Ausweich- bzw. Sekundärkapazität bei Scaleway S.A.S. (Frankreich, siehe Anlage 1); die nicht-GPU-lastige Infrastruktur wird durch den Infrastruktur-Unterauftragsverarbeiter relyon AG bereitgestellt (siehe Anlage 1). Die nachstehenden Maßnahmen gelten für den gesamten Betrieb der OneAI-Plattform.

1. Vertraulichkeit

1.1 Zutrittskontrolle

1. Die Mitarbeitenden der oneAI GmbH sind im Umgang mit und zur Vertraulichkeit von sensiblen Daten geschult.

2. Die Büro- und Betriebsräume der oneAI GmbH sind mit einem elektronischen Schließsystem gesichert; elektronische Schlüssel werden nur an berechtigte Personen ausgegeben, die Ausgabe wird protokolliert.

3. Geschäftsräume sind verschlossen und können nur durch berechtigte Personen mit einem Schlüssel betreten werden.

4. Die Server der OneAI-Plattform stehen im ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH (Deutschland). Die Rechenzentrumsflächen sind rund um die Uhr durch Personal des Rechenzentrumsbetreibers besetzt sowie alarm- und videoüberwacht.

5. Besucher von Rechenzentrumsflächen werden am Eingang abgeholt und in eine Besucherliste eingetragen; der Zutritt ist nur mit gültigen Ausweispapieren möglich.

6. Wichtige Dokumente werden in verschließbaren Schränken aufbewahrt; die Schlüssel erhalten nur berechtigte Personen.

1.2 Zugangskontrolle

1. Passwordless-First: Authentifizierung über WebAuthn/Passkeys (FIDO2); keine passwortbasierte Standardanmeldung.

2. Single Sign-On über Microsoft Entra ID (OAuth 2.0) und Google Sign-In; administrative Zugänge rollenbasiert, zusätzlich geschützt durch Conditional-Access-Richtlinien und verpflichtende Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA).

3. Alle Mitarbeitenden erhalten ein personalisiertes Benutzerkonto; Passwörter werden nicht geteilt. Soweit Passwörter genutzt werden, gilt eine Komplexitätsrichtlinie mit mindestens 15 Zeichen (Groß-/Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen).

4. Automatisierte Benutzerbereitstellung und -deaktivierung über Enterprise SCIM 2.0.

5. Das Netzwerk wird durch eine regelbasierte, regelmäßig überprüfte Firewall geschützt; Spamfilter und Antiviren-/Malwareschutz mit mehrmals täglich aktualisierten Signaturen.

6. Mobile Geräte enthalten keine unverschlüsselten personenbezogenen Daten; Einsatz eines Mobile Device Management (MDM).

7. Session-Management: 24-Stunden-Ablauf, Session-Token SHA-256-gehasht; API-Keys mit optionalem Ablaufdatum, verschlüsselt gespeichert.

8. Externe Dienstleister werden nur mit abgeschlossenem Auftragsverarbeitungsvertrag eingesetzt; ihr Zugriff wird auf das erforderliche Maß beschränkt.

1.3 Zugriffskontrolle

1. Für alle Systeme und Ablagen besteht ein Berechtigungskonzept mit Benutzerrollen (RBAC) auf Organisations- und Space-Ebene (Lesen/Schreiben/Admin).

2. Strikte Mandantentrennung auf Datenebene; jede Operation wird authentifiziert und automatisch dem jeweiligen Mandanten zugeordnet.

3. Benutzerkonten ausgeschiedener Mitarbeitender werden unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gesperrt und nach einer Übergangszeit gelöscht.

4. Zugriffe auf Anwendungen mit personenbezogenen Daten werden protokolliert; die Protokolle werden 14 Tage aufbewahrt.

5. Nicht mehr benötigte oder zur Wiederverwendung vorgesehene Datenträger werden manuell zerstört oder durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht.

6. Der Zugriff auf vom Auftraggeber bereitgestellte virtuelle Maschinen im Rahmen des optionalen Fernzugriffs (vgl. Ziffer 1.1) ist ausschließlich autorisiertem Personal vorbehalten. Gemeinsam genutzte Zugangsdaten (Shared Credentials) werden hierfür nicht eingesetzt; jede zugreifende Person authentifiziert sich über einen persönlichen SSH-Schlüssel oder ein individuelles Benutzerkonto.

1.4 Trennung

1. Die Daten unterschiedlicher Mandanten werden logisch sowie netzseitig über in der Sicherheitsarchitektur hinterlegte VLANs voneinander getrennt; die Netzsegmente werden über eine Firewall getrennt.

2. Produktiv-Systeme sind von Test- und Entwicklungsumgebungen getrennt.

1.5 Pseudonymisierung & Verschlüsselung

1. Alle personenbezogenen Daten werden bei der Übertragung durch geeignete Maßnahmen (TLS 1.2+/HTTPS, VPN) verschlüsselt.

2. Ruhende Provider-API-Keys werden mit XChaCha20-Poly1305 (Cure53-auditierte Bibliothek) verschlüsselt; gespeicherte Kennwörter und Zugangsdaten werden verschlüsselt in einem Passwort-Safe gehalten.

3. Backups werden separat verschlüsselt; zentrales Secrets-Management, keine hartkodierten Credentials.

1.6 Zugangsdaten zu Drittsystemen des Auftraggebers

Stellt der Auftraggeber dem Auftragsverarbeiter im Rahmen der Nutzung bestimmter Konnektoren (z. B. zur Anbindung von SMB-Netzwerkfreigaben) Zugangsdaten zu eigenen Drittsystemen bereit, gilt ergänzend Folgendes:

1. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt in der Datenbank des Auftragsverarbeiters gespeichert. Die zur Entschlüsselung erforderlichen Schlüssel werden von der Infrastruktur des Auftragsverarbeiters selbst vorgehalten, da die vereinbarte, auch nutzerunabhängige Verarbeitung (z. B. Hintergrundindexierung) eine Entschlüsselung durch den Auftragsverarbeiter technisch voraussetzt; eine Architektur, bei der ausschließlich der Auftraggeber zur Entschlüsselung in der Lage ist, ist mit dieser Funktionalität nicht vereinbar.

2. Der Zugriff auf die eigene Infrastruktur des Auftragsverarbeiters sowie auf die Entschlüsselungsschlüssel ist auf einen eng begrenzten, namentlich bestimmten Kreis autorisierten Fachpersonals beschränkt, das durch die üblichen arbeitsvertraglichen Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden ist. Da sich Drittsysteme des Auftraggebers (z. B. der SMB-Server) außerhalb der eigenen Infrastruktur des Auftragsverarbeiters befinden und von diesem weder betrieben noch administriert werden, erfolgt eine lückenlose, manipulationssichere Protokollierung der dort vorgenommenen Handlungen konsequent auf Ebene dieses Drittsystems selbst – dort, wo sie technisch zuverlässig umgesetzt werden kann. Dem Auftraggeber wird empfohlen, eine entsprechende, unabhängige Protokollierung auf Ebene seiner eigenen Infrastruktur vorzusehen.

3. Dem Auftraggeber wird empfohlen, dem Auftragsverarbeiter ausschließlich Zugangsdaten mit dem für den vorgesehenen Zweck erforderlichen Mindestumfang an Berechtigungen bereitzustellen (z. B. lesenden Zugriff, beschränkt auf die benötigten Freigaben bzw. Verzeichnisse) und eine Protokollierung von Zugriffen auf die Freigabe auf Ebene des eigenen Drittsystems vorzusehen.

2. Integrität

2.1 Eingabekontrolle

1. Eingegebene, veränderte oder gelöschte Daten können über Journal- bzw. Änderungsprotokolle sowie das Dual Audit Log (Provider- und Deployer-Log, Hash-Chain-unveränderlich) nachträglich überprüft werden.

2. Schutz vor SQL-Injection durch parametrisierte Abfragen; SSRF-Schutz über einen dedizierten Outbound-Proxy; Schema-Validierung auf allen API-Endpunkten; Webhook-Verifizierung über HMAC-SHA256.

3. Der Zugriff auf vom Auftraggeber im Rahmen des optionalen Fernzugriffs (vgl. Ziffer 1.1) bereitgestellte virtuelle Maschinen ist auf einen eng begrenzten, namentlich bestimmten Kreis autorisierten Fachpersonals beschränkt, das durch die üblichen arbeitsvertraglichen Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden ist. Da sich die virtuelle Maschine außerhalb der eigenen Infrastruktur des Auftragsverarbeiters befindet und von diesem weder betrieben noch administriert wird, erfolgt eine lückenlose, manipulationssichere Protokollierung sämtlicher Zugriffe und Handlungen konsequent auf Ebene der vom Auftraggeber selbst betriebenen Netzwerk- bzw. Systemumgebung – dort, wo sie technisch zuverlässig umgesetzt werden kann. Dem Auftraggeber wird empfohlen, eine entsprechende, unabhängige Protokollierung in seiner eigenen Infrastruktur vorzusehen.

2.2 Weitergabekontrolle

1. Es werden ohne Weisung des Auftraggebers keine Daten an Dritte weitergegeben; es findet kein Training auf Kundendaten statt.

2. Der Zugriff von mobilen Arbeitsplätzen oder aus dem Home-Office auf interne Systeme erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (SSL/VPN).

3. Der Fernzugriff auf vom Auftraggeber bereitgestellte virtuelle Maschinen zum Zweck der Installation des Relay-Docker-Containers (vgl. Ziffer 1.1) erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Standardprotokolle (SSH oder RDP).

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit, Wiederherstellbarkeit

1. Die Rechenzentren sind klimatisiert und verfügen über eine CO2-Feuerlöschanlage.

2. Die Serverinfrastrukturen sind durch eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) gegen Stromausfall abgesichert.

3. Die Datenspeicher sind durch redundante RAID-Systeme gegen Ausfall gesichert.

4. Relevante Serversysteme sind als virtuelle Maschinen in einem Cluster gegen den Ausfall von Serverhardware abgesichert.

5. Alle Systeme werden mindestens täglich gesichert (Anwendungsserver als Gesamtsystem und zusätzlich auf Anwendungsebene zur granularen Wiederherstellung).

6. Alle Sicherungen werden verschlüsselt an zwei räumlich getrennten Orten gespeichert.

7. Alle Systeme werden durch einen aktuellen Viren-/Malwarescanner geschützt; die Signaturen werden mehrmals täglich aktualisiert.

8. Die Code-Ausführung erfolgt in isolierten Sandboxes; das Monitoring ist self-hosted, ohne externe Telemetrie.

9. Für betriebskritische IT-Infrastrukturen besteht ein Desaster-Recovery-Konzept; es werden regelmäßige Wiederherstellungstests durchgeführt.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

1. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten geführt und gepflegt; Datenschutz-Kontakt: privacy@oneai.eu; Datenschutz-Managementsystem etabliert.

2. Incident-Response-Management vorhanden; Mitarbeitende auf Vertraulichkeit verpflichtet und datenschutzrechtlich geschult.

5. Auftragskontrolle

1. Auswahl von Unterauftragsverarbeitern unter besonderer Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit.

2. Keine Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter ohne Abschluss eines AVV/DPA (vgl. Anlage 1).

Hinweis zur Rechtsverbindlichkeit: Diese Vereinbarung ist in deutscher Sprache abgefasst und allein rechtsverbindlich. Etwaige Übersetzungen dienen ausschließlich Informationszwecken.